Prácticas de Comunicación

comunicaciónDesarrolla una comunicación interna de RSE concisa con estas 17 mejores prácticas.

Muchas veces tendemos a creer que mientras más largo un mensaje, mejor, pero esto raramente es cierto. Hay dos elementos mucho más importantes: la calidad del contenido y el medio por el cual se transmite. Lo mismo sucede con la comunicación de responsabilidad social (RSE).

Desarrollar e implementar una estrategia de comunicación puede beneficiar considerablemente a una compañía, pues comunicar1 la RSE significa extender el alcance de las iniciativas responsables, mejorar la imagen de la empresa a los ojos de una mayor audiencia, mitigar riesgos, tener una relación más cercana con los grupos de interés, entre otras ventajas.

Así como es fundamental preparar un buen plan de comunicación de RSE externo, también lo es organizar uno interno. De hecho, podemos afirmar que si tus colaboradores no están al tanto de lo que sucede en la empresa en cuestión de RSE, tu comunicación externa no tendrá un buen desempeño. ¿Cómo esperar que el público fuera de tu compañía reciba toda la información de tu RSE si tus empleados, los principales voceros, no están enterados de lo que sucede?

¿Cómo desarrollar una comunicación interna de RSE? Te presentamos las 17 mejores prácticas que destacarán este año en las estrategias de comunicación, de acuerdo a Enplug.

17 prácticas para desarrollar una comunicación interna de RSE

1. Primero que nada, planifica

Antes de comenzar a trazar la estrategia de comunicación, el equipo encargado tiene que sentarse a discutir qué es lo quiere lograr con ella, cómo piensan conseguirlo, qué límite de tiempo se pondrán, cómo es la comunicación interna de la compañía, cómo pueden mejorarla y qué pueden conservar.

Estas preguntas y respuestas los ayudarán a planear mejor la estrategia. El acuerdo al que todo el equipo llegue debe ser claro y conciso para que no haya dudas en el futuro que frenen el avance del plan.

Ejemplo:

El equipo de comunicación de Celanese, una empresa tecnológica y de materiales especializados, tuvo varias reuniones para hacer lluvia de ideas y pensar detalladamente cuál era la mejor manera de realizar un proyecto que apoyara a las comunidades a largo plazo. De ese emprendimiento nació el programa Celanese Connects, ahora conocido como The Celanese Foundation, la cual es gestionada por los empleados y busca activamente alcanzar la RSE y la sustentabilidad a nivel global.

 

2. Usa solo las mejores herramientas

Un recurso que puedes aprovechar al máximo en la comunicación interna es el más obvio de todos: la tecnología. Ya sea para comunicarte con el equipo a cargo de la estrategia o para difundirla entre el resto de los colaboradores, utilizar herramientas tecnológicas es una excelente idea.

Las aplicaciones móviles son las más eficaces en estos casos. Utilizar Google Drive o iCloud es una buena manera de guardar archivos —documentos, videos, imágenes— y compartirlos con todos los empleados o elegir quiénes pueden acceder a ellos. Solamente recuerda no saturar el correo electrónico de los colaboradores con mensajes que pueden ser comunicados de otro modo.

Ejemplo:

Una herramienta útil de comunicación es Slack, la cual puede descargarse en la computadora, celular o tableta (ya sea iOS, Android, Windows o Mac). Acceder a esta aplicación es gratis por tiempo ilimitado, a menos que quieras disfrutar de otras características como ingreso de usuarios invitados, 10 o 20 GB de almacenamiento, servicio de atención 24/7, entre otras.

 

3. Vuelve visuales tus ideas

Admitámoslo, muchas veces preferimos la comunicación visual. ¿Por qué? En primer lugar, nos resulta más atractiva y, gracias a esa cualidad, es más sencillo retenerla en la memoria. De acuerdo a Enplug, el 65 por ciento de la población aprende mejor de manera visual, por lo que esta idea puede ser una de las mejores para desarrollar una comunicación interna de RSE.

Quizá los carteles impresos sean lo primero que venga a tu mente cuando hablamos de comunicación visual, no obstante, ¿por qué no mejor implementarla en digital? Así, no consumes papel, no gastas en costos de impresión y puedes colocar estas imágenes en pantallas de TV o computadoras.

La comunicación visual sirve a tres propósitos:

  • Informar. Comunica los anuncios de la compañía como eventos, vacantes laborales o resultados de proyectos.
  • Inspirar. Proyecta frases motivacionales, los logros y metas que planea alcanzar la empresa, etcétera.
  • Entretener. Aquí está permitido poner contenido divertido de redes sociales, fotos de los colaboradores o los mejores tuits del día.

Ejemplo:

Las oficinas de HubSpot tienen un buen ejemplo de comunicación visual. En las áreas de descanso, la empresa instaló pizarrones para que los colaboradores escriban lo que quieran: una frase que motive a sus compañeros, algún recordatorio o felicitación de cumpleaños, dibujos o lo que se les ocurra.

 

4. El trabajo no tiene que ser tedioso

“La tendencia que inventó Google de convertir la oficina en un patio de juego se ha expandido como una infección a través de la industria tecnológica”, dijo Dan Lyons en su novela Disrupted. My Misadventure in the Start-Up Bubble. Aunque Lyons no disfrutó mucho su experiencia, es cierto que hace unos años el 88 por ciento de los millennials declaró en un estudio de PGI que quieren trabajar en un ambiente divertido y social, según una infografía compartida por Business Insider.

Eso hecho no ha cambiado en la actualidad, y si bien un espacio de trabajo lúdico no funciona para todos, es importante garantizar que los colaboradores tengan oportunidad de relajarse, convivir y entretenerse.

Ejemplo:

El Mannequin Challenge fue la sensación de internet hace no mucho. Amigos y familias (incluyendo las mascotas) aceptaron el reto y subieron su video a las redes sociales. Algunas empresas también se unieron a la diversión; Amazon fue una de ellas. Además de darle a sus colaboradores un respiro, mostraron que no todo es trabajo, y que el ambiente laboral es entretenido y fomenta el compañerismo.

 

5. Muestra los resultados de las iniciativas

¿Qué mejor forma de motivar a tus colaboradores que enseñándoles el avance de un proyecto? Informar acerca del desempeño de la empresa, qué metas ha alcanzado y qué nuevos logros se buscan es fundamental para levantar la moral del equipo.

Aprovecha nuevamente en este punto la comunicación visual y proyecta videos o imágenes con las métricas y resultados de los últimos proyectos. Coloca esto en cada área de trabajo, o bien, en un espacio común que sepas todos los colaboradores utilizan como la cocina, el comedor, la recepción o las salas de juntas.

Ejemplo:

La misma Enplug cuenta con varias pantallas en sus oficinas que sirven para proyectar información relevante de la empresa, frases motivacionales, tendencias en sus redes sociales, el clima, etcétera.

 

6. Dales el panorama general

No solo te concentres en recordar a los colaboradores los objetivos específicos que tiene la compañía, también comunícales constantemente los valores corporativos, la misión y otros aspectos de la cultura empresarial.

Enfocarse únicamente en transmitir datos demasiado particulares o solo del día a día puede desatender el bien mayor o el panorama general que busca conseguir la compañía. Comunica este objetivo mediante newsletters, correos electrónicos, actividades fuera de la oficina, etcétera.

Ejemplo:

Disney es uno de los corporativos que más pone en práctica esto. Ya sea en sus oficinas, estudios o parques de diversiones, todos los integrantes del equipo Disney conocen perfectamente los valores de la compañía y no olvidan la misión de la empresa: ser la productora y proveedora líder a nivel global de entretenimiento e información, así como ofrecer a los consumidores una experiencia inmersiva a través de un servicio extraordinario.

La empresa continuamente les recuerda esto a través de la capacitación inductiva, cursos, entradas de blog, guías de conducta, correos electrónicos, folletos y más. Su estrategia de comunicación interna tiene un enfoque holístico y siempre lo ha tenido, nos podemos dar cuenta de ello en el manual de empleado que se publicó en 1943.

 

7. Fomenta la retroalimentación y las ideas

Así como una empresa evalúa el desempeño de sus colaboradores, ellos necesitan tener la libertad y la confianza para hacer lo mismo. Recibir retroalimentación por parte de los empleados ayuda a mejorar el desempeño de la compañía y a darse cuenta de los elementos que no funcionan como deberían.

Igualmente, es importante escuchar sus ideas y considerarlas. No se puede ser un corporativo que apuesta por la innovación si no se aceptan nuevas propuestas; asegura que los colaboradores tengan a su disposición los canales adecuados para que difundan sus ideas.

Ejemplo:

Philip Morris México y el programa Ideas de Campeones anima a sus colaboradores a proponer proyectos que impulsen la productividad de la empresa y reduzcan el impacto ambiental de las operaciones y, lo más importante, los lleva a cabo. Gracias a esto la eficiencia de la compañía ha mejorado; por ejemplo, un operador desarrolló un proceso para que, al limpiar los depósitos de adhesivo, se utilizaran de 10 a 15 litros de agua en lugar de los 70 y 80 litros que ocupaban.

 

8. Tiene que haber comunicación y colaboración

Que la dirección se comunique con sus empleados es igual de importante que fomentar la comunicación entre colaboradores. Todas las áreas de la compañía están relacionadas entre sí y, si no existe un diálogo honesto entre ellas, entonces la productividad puede decaer.

Un modo de solucionar esto es organizar juntas especiales, eventos, sesiones de preguntas y respuestas que promuevan la colaboración y el compañerismo. La finalidad de esto no es que todos los empleados se conviertan en grandes amigos, sino que se respeten personal y profesionalmente, y tengan la confianza necesaria para comunicarse.

Ejemplo:

Monsanto organizó un voluntariado para sus colaboradores, con el programa Monsanto Together, y lo que consiguió fue más que hacer un bien a la comunidad y el planeta: los empleados admitieron que el vínculo con sus colegas se hizo más cercano. “Si en algún momento existen roces o fricciones entre los compañeros, el voluntariado es un excelente momento para que estas se disipen”, comentó Alexa Axtle, asistente administrativa de la empresa.

Ese día los colaboradores desarrollaron nuevas habilidades, aprendieron a trabajar mejor en equipo y tuvieron una mejor conciencia del impacto de sus actividades.

 

9. Menos es más

Hoy en día tenemos a nuestro alcance un sinfín de herramientas tecnológicas que aprovechar, pero no hay que abusar de ellas. Utilizar la tecnología y el internet de manera poco estratégica no es recomendable, es decir, no tienes que enviar cadenas de correos electrónicos, programar notificaciones diariamente o publicar contenido innecesario en redes sociales.

Cuando se trata de cómo desarrollar una comunicación interna de RSE, menos es más. Mantenla simple y directa. Haz que tus colaboradores noten que estás transmitiendo la información necesaria para apoyar su trabajo y el de la compañía, no que estás enviando datos por el solo hecho de hacerlo.

Ejemplo:

Cinépolis demostró que con una sola imagen puedes contar todos los logros que has tenido en el año. Para comunicar a sus empleados y otros grupos de interés internos y externos las metas alcanzadas, Fundación Cinépolis realizó una infografía con los datos más importantes del 2016, mostrando los resultados de sus diferentes programas. Aquí les compartimos un poco de esta información.

 

10. Informa sin olvidar inspirar

La comunicación interna debe notificar a los colaboradores acerca de lo que sucede en la empresa, pero igualmente tiene que motivarlos a actuar. Si ven los resultados de una iniciativa necesita haber algo que los motive a superar ese rendimiento.

Cuando los empleados son informados de la situación y nada más, la comunicación interna está fallando.

Inspira a tu equipo de trabajo en tres maneras:

  • Incluye llamadas a la acción en tus mensajes.
  • Comparte frases inspiradores que se alineen con la misión y objetivos corporativos.
  • Recompensa los logros individuales y de los equipos.

Ejemplo:

Unilever ya ha cumplido más de diez años desarrollando iniciativas de RSE, pero este logro no se ha dado solo: el corporativo ha sabido comprometer e inspirar a sus colaboradores. Con el programa Heroes, Unilever informa qué está sucediendo en las oficinas internacionales del corporativo, reconoce el trabajo innovador de determinados empleados y, con sus historias y testimonios, anima al resto del equipo a convertirse en un catalizador de cambio hacia un bien mayor.

 

11. Mantén abierta la comunicación

Tanto en una empresa grande como en una pequeña tiene que existir una línea de comunicación abierta; esto significa que cada empleado, sin importar su puesto o jerarquía, pueda expresar sus ideas libremente con cualquier otro compañero.

Un director o supervisor necesita tener la facilidad de hablar con un colaborador y viceversa, de lo contrario, es más difícil que una persona se sienta parte de un equipo receptivo y puede sentirse intimidada.

Ejemplo:

En Virgin Atlantic Airway, aerolínea de Virgin Group, se toman la comunicación interna muy en serio, pues están conscientes de que es crucial tener empleados informados y motivados para ofrecer un buen servicio al cliente. En entrevista com Ortec, Viktoria Tegard, ahora exdirectora de Comunicación Interna en Virgin Atlantic, afirmó que la comunicación con los colaboradores de la aerolínea siempre es abierta, los animan a dar su opinión, pero lo que más destaca es que los directores se toman el tiempo de hablar con los empleados.

Nuestros líderes pasan un tiempo considerable escuchando a nuestra gente. Esto es crucial para inspirar la innovación en nuestra fuerza de trabajo (…) y garantiza que nuestro personal sepa que sus ideas están siendo escuchadas. –Viktoria Tegard.

12. La comunicación también es transparente

La honestidad no solo debe encontrarse en una política corporativa: tiene que ser una mentalidad de trabajo. La transparencia es crucial para los valores de la RSE; no exageramos al afirmar que es uno de los conceptos por el cual se rigen las iniciativas responsables de una compañía.

Un colaborador se da cuenta cuando la empresa no es honesta y puede empezar a sospechar de malas prácticas. Evita estos malentendidos y mantén un diálogo honesto.

Ejemplo:

De acuerdo a Chartered Management Institute (CMI), Google es uno de los corporativos que se caracteriza por fomentar una comunicación interna basada en la transparencia: la empresa ha roto barreras con sus colaboradores, fomenta la creatividad y la colaboración. “Las organizaciones que se enfocan en la transparencia ganan más lealtad de los empleados que aquellas empresas que no lo hacen”, dice el artículo de CMI.

¿Cómo lo podemos ver en Google? Un ejemplo claro es el blog corporativo. En esta página, la compañía aborda diversos temas, entre ellos cómo es el primer día de trabajo en Google, el desarrollo de nuevas iniciativas, lo que sucede dentro de las oficinas y más.

 

13. Invita a usar las redes sociales

Es cierto que Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, Snapchat y las demás redes sociales pueden convertirse en distractores si los empleados las usan en horas de trabajo; sin embargo, no es mala idea permitirles utilizarlas en la oficina.

No solo es para ayudarlos a distraerse un momento, sino para animarlos a subir fotos de su día a día en el trabajo, las actividades de la empresa, el buen ambiente que tiene, entre otras cosas. Los colaboradores pueden subir estas fotos o videos a sus redes sociales y etiquetar el perfil de la compañía. Así, la empresa es conocida por otras personas, mejora su imagen y estimula la motivación de los empleados.

Ejemplo:

Hootsuite sabe muy bien cómo aprovechar las redes sociales para comprometer a sus colaboradores y mostrar lo que significa trabajar en la empresa. En su Instagram podemos encontrar fotos divertidas de los equipos de trabajo, ya sea que estén ejercitándose, asistiendo a un evento, jugando con los perros que van a la oficina –mejor conocidos como hootdogs– o iniciando el día con el pie derecho.

 

14. Todos tienen que conocer las tendencias

Cada persona que integra la compañía es también parte de una industria, por lo tanto, todos tienen que mantener al tanto de las noticias, innovaciones y descubrimientos que se den en su sector de negocio y en la RSE. Asimismo, si alguien tiene información relevante, lo más recomendable es que comparta su conocimiento con los demás.

Anima a los colaboradores a mantener actualizados sus conocimientos, a abrir conversaciones con sus compañeros sobre un tema, etcétera. Con esta iniciativa también puedes conseguir que contribuyan de manera significativa a la empresa y se conviertan en agentes de cambio.

Ejemplo:

Telefónica lanzó RConversa, una plataforma de diálogo online para que todas las personas interesadas en temas de RSE y sustentabilidad puedan mantenerse al tanto de las últimas noticias, inicien debates, intercambien opiniones y más.

 

15. Recompensa a tus colaboradores

¿Cómo levantar el ánimo de los empleados? Es simple: reconoce su esfuerzo y dedicación. Desde una sencilla felicitación hasta una recompensa son dos excelentes estímulos para ellos. Después de todo, ¿a quién no le gusta que elogien su trabajo?

Esta pequeña acción provoca que una persona se sienta apreciada y fortalece el compromiso que tiene con la empresa, incrementando su lealtad y dándole una razón más para quedarse trabajando en ese lugar.

Ejemplo:

El Hospital Universitario de Staten Island creó el programa Go The Extra Mile (GEM) para recompensar a los colaboradores que tuvieran un mejor rendimiento. Los empleados podían nominarse entre ellos y, al final del mes, los tres primeros lugares recibían puntos que podían canjear en tiendas en línea. El concurso se hizo tan popular que la moral de todos los colaboradores aumentó, crearon un cuadro de honor para ver quién ganaba más veces y la iniciativa se extendió a otras áreas del hospital.

 

16. Haz que se enfoquen en los consumidores

El cómo desarrollar una comunicación interna de RSE también incluye a los consumidores. Para que los colaboradores comprendan mejor las necesidades de los clientes y entablen una relación más emocional que estadística con ellos, es indispensable “darle vida” a los clientes.

¿Qué quiere decir esto? Haz que los empleados se sientan conectados, incluso identificados con los consumidores, y la mejor forma de conseguirlo es dándoles un rostro y una historia. Elabora perfiles –qué les gusta, que no, cuáles son sus intereses, qué series de Netflix ven–, compleméntalos con fotografías que no parezcan de stock y añade demográficos.

Ejemplo:

Disney vuelve a encabezar la lista de empresas que mejor saben hacer esto. En todas sus operaciones, el corporativo recuerda a sus empleados durante las capacitaciones que lo más importante es “conservar la magia” y siempre dar el mejor servicio al cliente, pues se dedican a ofrecer experiencias inolvidables a un público familiar. De hecho, los clientes no son llamados como tal, sino “invitados” o “huéspedes”; de este modo, buscan que los empleados tengan una atención aun más cuidadosa con las personas, pues siempre tratarás que un invitado se sienta bienvenido y querido en tu casa. Esto y más enumera Time en el artículo “Deliver a world-class customer experience”.

 

17. Ofrece crecimiento profesional

Desarrollar una comunicación interna de RSE también significa informar sobre los beneficios, cursos, talleres o capacitaciones a los que tienen derecho los colaboradores, ya sean seguros médicos, prestaciones, bonos de puntalidad, apoyo para cursar una maestría, entre otros elementos.

Difunde esta información vía correo electrónico, chat, contenido multimedia digital, blogs o juntas. Con esto lograrás que los empleados conozcan los beneficios a los que tienen acceso –sin importar el puesto de trabajo– y los motivarás a crecer personal y profesionalmente.

Ejemplo:

En 2009, Fundación Gigante implementó un programa para que sus colaboradores continúen con su preparación académica y tengan una mayor competitividad laboral. Gracias a una implementación exitosa y una buena comunicación de la iniciativa, a la fecha se ha conseguido financiar el crecimiento educativo de 197 colaboradores de la empresa.

Desarrollar una comunicación interna de RSE es demandante, pero las ventajas que conlleva son demasiadas para dejarla de lado. Tú también puedes seguir el ejemplo de estos corporativos y crear un plan de comunicación efectivo y perdurable.

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