10 técnicas para ser más eficiente en el trabajo.

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Es común, para quienes trabajan en una oficina y desempeñan gran parte de sus deberes a través de una computadora, invertir más tiempo del que es debido en realizar actividades ajenas al trabajo, como revisar correos electrónicos personales.

Con el objetivo de que el tiempo no te falte, damos a conocer varios consejos para que seas más eficiente en tus labores. 

Planifica tu día. Siempre será más sencillo que aproveches mejor el tiempo si tienes claro qué debes hacer a lo largo de la jornada. Para ello puedes utilizar una agenda electrónica, de papel o de la computadora. Recuerda anotar cada uno de los compromisos de tu día.

Prioriza tus actividades. Organiza los deberes de tu agenda en orden de importancia y temporalidad. Para ello es clave no confundir lo urgente con lo importante. Observa con detenimiento tu lista de actividades pendientes y reconoce lo que tiene que hacerse de inmediato, lo que puede esperar y lo que se puede delegar.

Al hacer esto, no pierdas de vista qué importancia tiene cada actividad; tu objetivo debe ser no invertir demasiado tiempo en cuestiones de escasa importancia.

Aprende a decir que no. Ya sea para ayudar a alguien más con una labor que no te corresponde o para tomar una pausa y platicar de algún tema extra laboral, hay ocasiones en que debes decir no. Si bien es cierto que debes causar una buena impresión, eso no quiere decir que siempre debas decir sí a todo.

Trabaja en un lugar limpio y ordenado. Tener bien organizados todos tus archivos y documentos te hará más simple encontrar lo que necesites para llevar a cabo tu trabajo en tiempo y forma. Además, está comprobado que el desorden distrae, establece el portal de Internet.

Utiliza tu computadora estrictamente para trabajar. Es común leer correos electrónicos personales, ingresar en redes sociales y páginas de Internet que no tienen nada qué ver con el trabajo. Si se tiene la disciplina de realizar esto exclusivamente una o dos veces al día y de no tardar más de diez minutos en ello, puede hacerse.

Sin embargo, es altamente recomendable evitarlo en caso de que se invierta demasiado tiempo en ello y se convierta en una práctica repetitiva a lo largo del día. Contar con una dirección de correo electrónico exclusiva para el trabajo y no ingresar en la cuenta personal ni visitar portales de Internet ajenos al trabajo son buenas formas de cumplir con este punto.

Organiza tu computadora. Al igual que tu lugar de trabajo, el orden en que esté tu computadora es un factor que te ayudará a encontrar con más facilidad los archivos y documentos que necesites.

Elabora una lista de pendientes y de actividades frecuentes. Puede parecer innecesario, pero en muchas ocasiones lo más conveniente es que enumeres las actividades que debas realizar con mayor urgencia al llegar a tu trabajo. De igual forma, debe haber actividades que sea necesario lleves a cabo diariamente.

Delega responsabilidades. En la medida de lo posible, te será útil repartir las tareas que no requieran obligatoriamente de tu atención ni tu trabajo. Si estás en posición de dejar a otros esas tareas, tú podrás concentrarte en las actividades de más importancia.

Enfócate en tus tareas y evita las interrupciones. Lograr esto será más simple si cuentas con un espacio privado y libre de distracciones. Al realizar las actividades de más importancia puedes cerrar la puerta de tu oficina, mover tu equipo de trabajo a una sala de juntas vacía o colocarte orejeras o unos audífonos, de manera que te “desconectes” del ambiente externo.

Prepárate para las grandes “batallas”. A la par que jerarquizas tus actividades y otorgas mayor importancia a unas sobre otras, te será de utilidad estar listo para las actividades que requieran más de tus capacidades, ya sea de tu concentración, capacidad de análisis o decisión. Existen acontecimientos clave a los que te será conveniente dedicar más de ti, usualmente debido a las repercusiones que pueden tener.

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